如何避免成為微觀管理者？

     我的一位朋友也是我的同事詹妮弗-帕盧什（Jennifer Palus）是一位公認的微觀管理者。最近她給我寫信，在信中她提到了一些關于微觀管理沖動的事情。她認為她的下屬的某些行為可以觸發她的微觀管理傾向。

    她說：“我的微觀管理傾向可以潛伏很長一段時間；它們會被幾種行為喚醒”。以下她談論了幾種常見的引發事件，以及一些你和你的員工可以一起采用的方法，這些方法可以幫助你和你的員工在微觀管理周期開始之前避免其發生。

    缺乏包含

    員工等待告訴你他們已經改變了計劃，但是這時你不同意或者做出反應已經為時過晚。

    細想一位員工同意在長達一天的會議中開始一個詳細的項目。當大家都聚集到一起準備開會的時候，她把她的老板拉到一邊說她沒帶任何材料，因為她已經重新考慮了這個項目，要等到下周才能做出決定。她解釋了她的邏輯，而且她的邏輯也不是沒有道理。然而，她的時機非常糟糕。她有效地迫使她的老板在沒有討論和辯論的情況下接受了她的建議。那位老板沒有選擇。我可以向你保證將來這位老板將會超級警惕讓這個人遵守已經達成一致的事情和期望。換句話來說，她通過打破信任和在一個關鍵決定上繞過老板的參與訓練了她的老板對她進行微觀管理。

    更好的方法：如果你的員工有更好的建議，鼓勵他們暢所欲言——但是不是在最后一分鐘。給出足夠的時間讓他們討論和做決定，允許他們展示他們的選擇和推理。

    缺乏實施

    那些經常錯過最后期限或者不兌現承諾的員工們往往聲稱他們忘記了。

    每個人都會時不時地忘記事情。見鬼我進入了生活中欣喜若狂的部分，你帶著目的走進一間不同的房間，結果卻完全忘記為什么進來了。所以，對于誠實的健忘還有一點余地可言。也就是說：員工們看起來似乎總是“不小心”忘記你的任務和要求，他們可能喚醒你的內在微觀管理者。在這樣的事情發生了第五或第六次以后，你可能會認為這位員工完全不堪重負或者是徹底無能，有精神問題，沒有任何組織技巧或者是在利用消極被動的方法。

    更好的方法：找到一個適合你和你的員工的提醒系統（實際上有成千上萬種方法）。

    缺乏確認

    那些似乎忽略直接問題和請求的員工。

    或許他們認為你的問題夸張。或許你的問題只是剛好掩埋在他們收到的其它2000封電子郵件中。或許他們正在收集信息，他們感覺在信息收集完成之前不能回答你的問題。無論原因是什么，當員工們不告知已收到問題的時候，他們就啟動了你微觀管理大腦中的按鈕。你可能會開始恐慌，忽略你的電子郵件可能意味著員工也會忽略客戶的問題和他們工作的其它重要方面。一封電子郵件第三段中容易被忽視的問題已經成為員工品質的試金石。

    更好的方法：讓員工告知已收到所有收到的請求，即使是告訴你他們需要兩到四天才能提供一個完整的答案也要如此。要相信交流周期完成會給每個人一種平靜的感覺。

    缺乏采納

    不注意或者拒絕你的才華也就是你的個人喜好的員工。

    以下是一個個人的例子。當相同的文件有類似版本（例如每個月都會生成的預算文件）并且文件的名稱包括日期時，我使用的格式是年月日。我發現這樣對整理文件非常有幫助。如果我是你的老板，我想要看到你采用這種方法。我認為這種方法很聰明也很有幫助，而且要點是我欣賞別人同意我的意見。如果你忽略這個方法并且繼續使用月日年的格式，我想知道你是否理解我的解決方案的簡潔性和高效性：如果你發給我的文件命名成BudgetJAN2012（預算2012年1月）或者BudgetMAR2013（預算2013年3月）這樣的格式，我會認為你不是非常有條理和邏輯，因為你的文件按照字母排序的話會是這樣的APR（四月）——AUG（八月）——DEC（十二月）-FEB（二月）。覺得我很挑剔是嗎？當然，但是依據我的個人經驗來看這個方法也相當準確。

    更好的方法：如果你有獨特的做事方法或者有你比較喜歡的做事情方法，鼓勵你的員工針對這種方法提問題。然后你就可以解釋你的方法背后的思考過程（或許你甚至可以承認這是一次意外，讓員工們忽略它）。員工們將更可能采取這種方法或者至少會尊重這一思考過程。

    我并不是因為我的微觀管理傾向而驕傲；我知道它們非常煩人。同時，如果我與不按照規定期限完成任務或者沒有兌現承諾的人一起工作，我寧愿惹惱我的團隊也不愿意達不到團隊目標。我認為大多數老板可能都會有同樣的想法。